Принят:
педагогическим советом
протокол от 31.10. 2023 № 2

УТВЕРЖДЕН:
приказом МБОУ «Белоярская СШ»
от 31 . 10. 2023 № 116/2

ПОРЯДОК
формирования, ведения, хранения и выдачи личных дел учащихся
1. Общие положения.
1.1. Порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся
Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Белоярская средняя
школа» (далее - Порядок) определяет требования по оформлению, заполнению (ведению)
и хранению личных дел учащихся.
1.2. Порядок разработан в соответствии с:
- Федеральным законом от 29.12.2012 года № 273-ФЗ «Об образовании в Российской
Федерации» (с дополнениями и изменениями);
- Федеральным законом от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных»
(с изменениями);
- Правилами приёма на обучение в МБОУ «Белоярская СШ»;
- Правилами перевода, отчисления учащихся МБОУ «Белоярская СШ».
2. Понятие личного дела учащегося.
2.1.
Личное
дело
учащегося
—
это
совокупность
данных
об
учащемся, представленных в виде личной карты учащегося, и пакета соответствующих
документов (или их заверенных копий).
2.2.
Личное
дело
ведется
на
каждого
учащегося
с
момента
зачисления
в
школу
и
до
отчисления
учащегося
в
связи
с
прекращением образовательных отношений.
3. Формирование личного дела при поступлении в 1 класс школы.
3.1. На каждого учащегося, принятого (зачисленного) в 1 класс, формируется личное
дело.
3.2. На титульном листе личной карты учащегося указываются следующие сведения:
-фамилия, имя, отчество учащегося (в родительном падеже);
-наименование школы;
-место нахождения школы.
3.3. На левой стороне разворота личной карты учащегося вносятся следующие
сведения:
-фамилия, имя, отчество учащегося (в именительном падеже)
-пол учащегося (подчеркнуть)
-дата рождения учащегося (год, месяц, число);
-серия, номер и дата выдачи свидетельства о рождении учащегося;
-фамилия, имя, отчество родителей (законных представителей) учащегося (в
именительном падеже);
-сведения о том, где воспитывался (обучался) до поступления в 1 класс;
- адрес места жительства учащегося.
3.4. В личное дело учащегося вкладываются следующие документы:
-заявление родителей (законных представителей) о приеме;

-копия документа, удостоверяющего личность родителя (законного представителя)
ребенка или поступающего;
-копия свидетельства о рождении ребенка (по достижению 14-летнего возраста
учащегося вкладывается дополнительно его копия паспорта);
-копия свидетельства о рождении полнородных и неполнородных брата и (или)
сестры (в случае использования права преимущественного приема на обучение по
образовательным программам начального общего образования ребенка, в котором
обучаются его полнородные и неполнородные брат и (или) сестра);
-копия документа, подтверждающего установление опеки или попечительства (при
необходимости);
-копия документа о регистрации ребенка или поступающего по месту жительства
или по месту пребывания на закрепленной территории или справку о приеме документов
для оформления регистрации по месту жительства (в случае приема на обучение ребенка
или поступающего, проживающего на закрепленной территории);
-копии документов, подтверждающих право внеочередного или первоочередного
приема на обучение по основным общеобразовательным программам;
-копия заключения психолого-медико-педагогической комиссии (при наличии).
При приеме на обучение по образовательным программам среднего общего
образования представляется аттестат об основном общем образовании, выданный в
установленном порядке.
Родитель(и) (законный(ые) представитель(и) ребенка, являющегося иностранным
гражданином или лицом без гражданства, дополнительно предъявляет(ют) документ,
подтверждающий родство заявителя(ей) (или законность представления прав ребенка), и
документ, подтверждающий право ребенка на пребывание в Российской Федерации.
Иностранные граждане и лица без гражданства все документы представляют на русском
языке или вместе с заверенным в установленном порядке переводом на русский язык.
Документы, представленные родителями (законными представителями) детей,
регистрируются в журнале приема заявлений. После регистрации заявления родителям
(законным представителям) детей выдается расписка в получении документов,
содержащая информацию о регистрационном номере заявления о приеме ребенка в школу,
о перечне представленных документов. Расписка заверяется подписью должностного лица
школы, ответственного за приём документов.
4. Формирование личного дела учащегося при поступлении в 1 - 11 классы из
другой организации, осуществляющей образовательную деятельность.
4.1. На учащихся, зачисленных из другой организации, осуществляющей
образовательную деятельность, зачисленных в 10 класс формируется новое личное дело с
момента зачисления в МБОУ «Белоярская средняя школа».
4.2. В личное дело учащегося вкладываются документы, установленные пунктом 3.4
Порядка.
4.3. Представленные копии документов заверяются штампом («копия верна») и
подписью должностного лица школы, ответственного за прием документов.
4.4. Документы, представленные родителями (законными представителями) детей,
регистрируются в журнале приема заявлений. После регистрации заявления родителям
(законным представителям) детей выдается расписка в получении документов,
содержащая информацию о регистрационном номере заявления о приеме ребенка в школу,
о перечне представленных документов. Расписка заверяется подписью должностного лица
школы, ответственного за приём документов.

5. Формирование личного дела учащегося, ранее получавшего образование в
иностранном государстве
5.1. При поступлении учащегося, ранее получавшего образование в иностранном
государстве, формируется новое личное дело.
5.2. При поступлении в 1 - 11 классы школы формирование личного дела
осуществляется в соответствии с правилами, определенными в разделе 3 настоящего
Порядка. Дополнительно в личное дело учащегося вкладываются:
-документы, подтверждающие освоение образовательных программ (личное дело
(при наличии), копия личного дела, выданное исходной образовательной организацией;
справка об обучении (о периоде обучения);
-копия документа, подтверждающего результаты промежуточной аттестации по
всем предметам учебного плана класса, предшествующему классу, в который осуществлен
прием (в случае проведения указанной аттестации).
5.3. Документы на иностранном языке вкладываются в личное дело учащегося
вместе с заверенным в установленном порядке переводом на русский язык.
6. Ведение (заполнение) личного дела
6.1. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи
учащихся. Номер на личное дело проставляет должностное лицо школы, ответственное за
прием документов.
6.2. Заполнение личной карты учащегося, комплектование документов осуществляет
классный руководитель.
6.3. В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса в
алфавитном порядке (№ п\п, Ф.И.О. учащегося, дата рождения, ФИО родителей, домашний
адрес, телефон). Список меняется ежегодно.
6.4. По окончании учебного года классный руководитель выставляет в «Личное
дело» учащегося, из электронного журнала годовые отметки по предметам, делает одну из
записей: переведен в _____класс, переведен в _____класс условно, оставлен на повторное
обучение в ____классе, завершил обучение на уровне основного (среднего) общего
образования. В графах о наградах и поощрениях отмечаются успехи учащегося. В графе о
пропусках проставляется количество пропущенных уроков за год с отметкой по болезни
или без уважительной причины.
6.5. Классные руководители 1-х – 8-х и 10-х классов по окончании учебного года в
срок до 10.06 июня должны оформить личные карты учащихся. Классные руководители 9х и 11-х классов оформляют личные карты по окончанию Государственной итоговой
аттестации. Записи в личном деле необходимо вести четко и аккуратно и только синими
чернилами.
6.6. Общие сведения об учащемся вносятся в личную карту в течение 5 дней после
издания приказа о зачислении ребенка (при поступлении в школу в течение учебного года)
или в срок до 05 сентября (на детей, принятых в школу в течение летнего периода).
6.7. В течение учебного года общие сведения об учащемся корректируются по мере
изменения данных. Подлежат обязательному внесению в личную карту учащегося
сведения в случае изменения фамилии, имени, отчества.
6.8. Проверка личных дел учащихся осуществляется не менее 2-х раз в год. В
необходимых случаях проверка осуществляется внепланово. Цель проверки – установить
правильность оформления личных дел учащихся в соответствии с установленными
требованиями (наличие соответствующего количества личных дел, актуального
списочного состава учащихся, документов, определённых Порядком; наличие на лицевой

стороне личного дела печати, подписи директора, даты заполнения; заполнение сведений
об учащихся и их родителях, о результатах учебного года (отметки, пропуски уроков,
соответствующая запись по результатам окончания учебного года, подпись классного
руководителя; наличие печати за каждый учебный год; соблюдение единых
орфографических требований).
6.9. Личные дела учащихся хранятся в приемной директора в строго отведенном
месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть
разложены в алфавитном порядке.
6.10. При исправлении, допущенном в личном деле, дается письменное пояснение
на имя директора, ставится печать и подпись директора.
7. Хранение и выдача личных дел учащихся
7.1. Копия личного дела выдаётся учащемуся, родителям (законным
представителям) несовершеннолетнего учащегося в случае отчисления учащегося:
по инициативе родителей (законных представителей), в том числе в случае перевода
учащегося для продолжения освоения образовательной программы в другую организацию,
осуществляющую образовательную деятельность;
по обстоятельствам, не зависящим от воли учащихся или родителей (законных
представителей) несовершеннолетнего учащегося и Учреждения, в том числе в случае
ликвидации Учреждения;
в случае прекращения деятельности Учреждения, аннулирования лицензии на
осуществление образовательной деятельности (далее - лицензия), лишения
государственной аккредитации по соответствующей образовательной программе или
прекращения действия государственной аккредитации; приостановления действия
лицензии;
по инициативе школы в случае применения к учащемуся, достигшему возраста
пятнадцати лет, отчисления как меры дисциплинарного взыскания.
7.2. Личные дела отчисленных учащихся, в том числе в связи с освоением уровня
основного общего, среднего общего образования, передаются в архив школы, где хранятся
в течение 3 лет со дня отчисления учащегося из школы.

Приложение
к Порядку
формирования, ведения и
хранения личных дел учащихся,
утверждённому приказом
от 31.10.2023 №___

ШТАМП

Справка о периоде обучения
Дана _________________________, __________ г.р. в том, что он (а) действительно
ФИО учащегося

обучался в Муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении «Белоярская
средняя школа» Алтайского района Республики Хакасия с _______ года по
____________года.
За период обучения с ____________ года по _______ года получил(а) по учебным
предметам следующие отметки:
№
п/п

Наименование учебных предметов, курсов,
дисциплин

Отметки

2

3

1
1.
2.
3.
4.
….
Директор школы

(Ф.И.О.)

(подпись)

(Ф.И.О.)

(подпись)

Классный руководитель

Дата выдачи «____» ___________20 _____ г.
М.П.

Регистрационный №________

Справка дана по месту требования